Dentro de la suite de aplicaciones que Google ofrece a sus usuarios hay una que posiblemente haya pasado desapercibida para muchos de vosotros pero que a mí cuanto más la uso más me gusta. Más que una aplicación es una funcionalidad dentro de Google Drive que permite la creación de formularios online. Puede parecer una chorrada, pero posiblemente sea esa sencillez lo que la convierta en una herramienta tan potente.
Acceder a ella es extremadamente sencillo, sólo tenéis que acceder a vuestra cuenta de Google Drive y seleccionar la opción “Create”. Aparecerá un menú desplegable que nos permitirá seleccionar el tipo de archivo que queremos crear.
Como podréis comprobar se ofrece la posibilidad de crear cualquiera de los archivos compatibles con Google Docs (hojas de cálculo, documentos de texto, presentaciones,…) y además nos aparece otro tipo de archivo que es el que nos interesa para el artículo de hoy, los formularios (Form).
Tras ello Google nos dará a elegir entre los diferentes temas que tiene disponibles para adornar nuestro formulario y nos permitirá comenzar con el diseño funcional de nuestro formulario.
En dicho diseño se distinguen dos áreas, la del encabezado que será común a todas las preguntas y la de las propias cuestiones que queramos plantear.
A la hora de crear las preguntas tenemos la posibilidad emplear diferentes controles para las respuestas de los usuarios. Para ello Google nos ofrece todas las siguientes opciones:
Veamos qué nos aporta cada una de ellas.
- Texto: campo de texto que permite cualquier valor a introducir por el usuario en una caja de texto de una única línea
- Texto en párrafo: campo de texto que permite cualquier valor a introducir por el usuario en una caja de texto de una única línea
- Selección múltiple: permite seleccionar entre diferentes opciones una única respuesta
- Checkboxes: permite seleccionar entre diferentes opciones con la posibilidad de seleccionar más de una respuesta
- Lista de valores: permite seleccionar entre diferentes opciones mostradas en formato de lista. Permite una respuesta única.
- Escala: permite seleccionar un valor numérico limitado entre dos umbrales. Habitual en campos de valoración.
- Grid: permite crear una combinación de valores con la flexibilidad que ofrece la categorización en formato tabla.
- Fecha / Hora: respuesta con formato de fecha en el que podemos determinar el detalle exigido al usuario
Una vez diseñado el formulario el siguiente paso sería compartirlo con los usuarios que consideremos interesantes. Para ello haremos uso de la opción “Enviar formulario” ubicada en la parte superior de la página que nos solicitará la forma en la que queremos compartir el formularios con nuestros usuarios. Podremos hacerlo a través de diferentes redes sociales o directamente a través del correo electrónico.
Con la encuesta ya disponible para los usuarios el último paso y quizás el más importante es el tratamiento de la información. Para ello la herramienta permite almacenar las diferentes respuestas del formulario en una nueva hoja de cálculo o en una hoja de un libro existente. De esta forma podremos comprobar la evolución de las respuestas de los usuarios de forma cómoda y tratar los resultados para mostrar la información como más nos interese.
En definitiva los formularios de Google son una opción extraordinaria para uso tanto personal como profesional que permiten a través de una interfaz muy sencilla generar una potente herramienta de captación y análisis de datos.
Google vuelve a demostrar que cuando se trata de generar servicios y hacerlos accesibles a usuarios de todos los perfiles es absolutamente único.
