Seguro que muchos de vosotros lo habéis soñado alguna vez. Alguno lo habrá conseguido hacer de forma directa. Otros de forma indirecta. Escribir un pliego, resolver en hojas de papel y letras muchos traumas y frustraciones que hemos ido acumulando en nuestra vida laboral. Y en el caso de que así fuera ¿cómo sería para vosotros un pliego técnico perfecto? Obviamente me diriaís que el pliego perfecto para uno mismo es aquel cuyas condiciones encajan de forma fidedigna y "sorprendente" con las de tu empresa...eso doy por hecho que es lo mejor que nos podría pasar, pero no me refiero a eso.

Me refiero al pliego perfecto en cuanto a generar un proceso de adjudicación totalmente imparcial, que permita la valoración de las ofertas sin importar el valor que pudiera aportar a un proceso de adjudicación las labores comerciales. Ése es el objetivo de esta entrada, describiros lo que para mí sería un pliego perfecto.

Sin entrar a valorar condiciones administrativas en las que partimos de la base que se debe realizar un filtro en base a clasificaciones, referencias similares, certificaciones de calidad,...vamos a estructurar el pliego perfecto en 3 áreas:  prescripciones técnicas, valoración económicacriterios de adjudicación.

Prescripciones técnicas

En cuanto a los condicionantes técnicos de un proyecto siempre debemos intentar definir unos mínimos que permitan cumplir con las necesidades objeto del proyecto, dejando un margen de mejora para que los licitadores puedan aportar valor añadido a través de soluciones mejores que las consideradas en el pliego.

¿Diseño cerrado o abierto? Esto depende en gran medida del tipo de proyecto de que se trate, pero bajo mi punto de vista es mucho más controlable un proyecto cuyo diseño se recoja en el pliego que uno en lo que no lo haga. Lógicamente es más costoso de preparar, pero sin dar nombres de equipos ni fabricantes deberíamos intentar definir con el mayor detalle posible el diseño en que habíamos pensado para llevar a cabo el proyecto. Para ello se requieren conocimientos avanzados, pero creo que en caso de no tenerlos es más rentable contratar la redacción del proyecto (reservando una parte de la partida presupuestaria) que dejarlo abierto a que cualquier empresa especialista en la materia pudiera encontrar algún resquicio en nuestro diseño para poder ahorrarse un dinero y ganar unos puntos adicionales.

¿Mencionamos algún fabricante? Depende de la importancia que cada concepto del pliego pueda tener. Si existe alguna característica indispensable para el correcto funcionamiento del proyecto que sólo cierto fabricante pueda ofrecer puede resultar aconsejable ofrecer una pista de lo que estabas pensando. Si no es así, JAMÁS mencionaría a ningún fabricante (ni con la coletilla de o similar) ya que podemos obligar a un licitador que estaba pensando en una solución mejor a ceñirse a nuestra mención.

¿Detallamos mucho las características técnicas? En este aspecto debo decir rotundamente que SÍ. Es decir todo aquello que para nosotros sea importante debe ir acompañado de unas condiciones mínimas. Además para hacerlo aún más ideal deberíamos preocuparnos de que al menos dos equipos del mercado fueran capaces de cumplir con los requerimientos marcados, fomentaríamos la competencia y con ella mejoraríamos los resultados de nuestro proyecto.

Valoración económica

En cuanto a la valoración económica, me he encontrado a lo largo de los más de 200 pliegos que habré leído en mi vida presupuestos de todos los colores. Simples menciones del presupuesto de licitación, presupuestos por partidas gruesas, presupuestos de detalle,...En este caso bajo mi punto de vista existen dos formas óptimas de gestionar la valoración económica.

La primera opción consistiría en realizar un presupuesto muy detallado y obligar a los licitadores a ceñirse a dicha estructura presupuestaria. Esto obliga a un gran nivel de detalle y puede ofrecer algún problema a la hora de presentar diseños alternativos al propuesto, con lo que a veces no es la mejor opción. 

Bajo mi punto de vista, la forma óptima de llevar a cabo la valoración económica es obligar al licitador a presentar un detalle económico de su  oferta. Es decir, detallar equipo por equipo, concepto por concepto el valor de su oferta. De esta manera en el caso de que existan variaciones en ejecución las mismas deberían estar sujetas a los precios de referencia que ha presentado el licitador. Esto que puede sonar obvio se solicita en muy pocos casos y creo que evitaría muchos problemas relativos a ejecución y/o certificación de los proyectos.

Criterios de adjudicación

Ésta puede ser la parte que más puede marcar la diferencia entre un pliego perfecto y el resto. Es lógico que dado los tiempos que corren el importe económico de la propuesta sea un baremo importante a la hora de llevar a cabo la adjudicación, pero yo en ningún caso le daría a dicho concepto más de un 50% de la valoración (estoy acostumbrándome a ver pliegos con un 80% de peso en el precio e incluso el 100%). Existen otras formas de evaluar lo económico como veremos más adelante.

Para mí la solución técnica tendría un peso cercano al 30% de la valoración total. La forma de distribuir dicha puntuación depende enormemente del proyecto concreto, pero siempre intentaría ser lo más granular posible. Incluso en el caso de que fuera posible intentaría que la mitad o más de esa valoración fuera dependiente de criterios objetivos (capacidad de los enlaces, nº de puertos SFP+, capacidad de memoria,...). De esta forma obligamos a los licitadores a maximizar aquellos parámetros que pueden ser especialmente importantes para el desarrollo del proyecto

Por último dejaría un 20% de la valoración para las diferentes mejoras que los licitadores quisieran proponer. En el caso de que existiera alguna necesidad adicional a la objeto del proyecto, la mencionaría para que los licitadores la pudieran tener en cuenta. De no ser así, simplemente dejaría libertad absoluta para que la creatividad de las empresas pudiera ofrecer ideas que posiblemente no se le habrían pasado jamás por la cabeza a quien escribe dicho pliego.

Con todo esto construiría yo mi pliego perfecto. Os ruego que si alguna vez encontráis algún pliego de este estilo me lo hagáis saber, me hará mucha ilusión y me hará replantearme si los mecanismos de adjudicación de concursos públicos están tendiendo hacia un lugar mejor.